Vejledning om sygefraværssamtaler

Arbejdsgiverens pligt til at afholde sygefraværssamtaler pr. 4. januar 2010

Uddrag af sygedagpengeloven:

§ 7 a. Arbejdsgiveren skal indkalde en sygemeldt lønmodtager til en personlig samtale om, hvordan og hvornår lønmodtageren kan vende tilbage til arbejdet. Samtalen skal holdes senest 4 uger efter den første sygedag. Arbejdsgiveren skal på baggrund af samtalen give oplysninger til kommunen, jf. stk. 4.
Stk. 2. Giver sygdommen eller praktiske omstændigheder ikke mulighed for en personlig samtale, holdes samtalen så vidt muligt telefonisk. Lønmodtagerens manglende medvirken i samtalen har ikke konsekvenser for retten til sygedagpenge.
Stk. 3. Arbejdsgiveren har ikke pligt til at indkalde til samtale, hvis lønmodtageren er i opsagt stilling og fratræden sker inden 8 uger efter den første sygedag.
Stk. 4. Beskæftigelsesministeren fastsætter regler om anvendelsen af stk. 1-3, herunder om, hvilke oplysninger arbejdsgiveren skal give til kommunen, og om, hvornår og hvordan oplysningerne skal gives.
Stk. 5. Der kan ved kollektiv overenskomst eller aftale fastsættes retningslinjer for afholdelsen af de personlige samtaler, der er nævnt i stk. 1, herunder retningslinjer, der fraviger stk. 2, 1. pkt., og stk. 3.

Arbejdsgivers pligt til at indkalde den sygemeldte medarbejder til sygefraværssamtale

Når en medarbejder bliver syg, er det vigtigt, at kontakten med virksomheden fortsætter. Det kan være svært, når medarbejderen ikke længere dagligt er på arbejdspladsen. For at styrke dialogen mellem arbejdsgiver og en syg medarbejder skal arbejdsgiveren senest i 4. sygeuge holde en samtale med en medarbejder, der er sygemeldt.

Pligten til at holde sygefraværssamtaler gælder for medarbejdere der har 1. sygedag den 4. januar 2010 eller senere.

Pligten til at indkalde til samtale gælder alle medarbejdere. Der skal bl.a. også holdes samtale med lønmodtagere, der er ansat på deltid, og lønmodtagere, der har flere arbejdsgivere, hvis lønmodtageren er sygemeldt i begge arbejdsforhold. I så fald skal hver enkelt arbejdsgiver indkalde til en samtale.

Dog skal arbejdsgiveren ikke indkalde til sygefraværssamtale, hvis lønmodtageren er i opsagt stilling, og fratræden sker inden otte uger efter 1. sygedag. Da samtalen drejer sig om lønmodtagerens tilbagevenden til arbejdet og fremtidige arbejdsmuligheder på arbejdspladsen, er der ikke grund til at holde samtale, hvis lønmodtagerens ansættelsesforhold ophører inden otte uger fra 1. sygedag.

I guide til virksomhederne om sygefravær findes yderligere vejledning om sygefraværssamtalen. Guiden kan ses på følgende link: link til guide for arbejdsgivere.

Se endvidere guiden ”Sygefravær på arbejdspladsen – hvad må man spørge om” samt Beskæftigelsesministeriets vejledning nr. 9327 af 29. juni 2009 om arbejdsgiveres indhentelse af oplysninger i forbindelse med lønmodtagerens sygdom. Guiden og vejledningen findes på www.bm.dk.

Formålet med sygefraværssamtalen

Formålet med sygefraværssamtalen er at styrke dialogen mellem arbejdsgiveren og den syge lønmodtager. Sygefraværssamtalen skal handle om, hvordan og hvornår medarbejderen kan vende tilbage til arbejdet. Sygefraværssamtalen kan f.eks. dreje sig om, hvornår lønmodtageren kan vende gradvist tilbage, hvornår der skal trappes op i arbejdstid, om der er specielle skånehensyn, der skal tages i en periode, f.eks. ændrede arbejdsopgaver, hvilemuligheder, hjemmearbejde mv.

På baggrund af lønmodtagerens tilkendegivelser under sygefraværssamtalen skal arbejdsgiveren svare på nogle få spørgsmål, herunder om sygefraværet forventes at vare mere end otte uger.

Svarene skal videregives til kommunen og skal give kommunen en indikation af, om den syge medarbejder har brug for en særlig indsats, f.eks. fordi der er risiko for at miste arbejdsevnen.

Tidspunktet for sygefraværssamtalens afholdelse og krav til indkaldelsen

Sygefraværssamtalen skal holdes senest 4 uger efter den 1. sygedag. Det er således ikke tilstrækkeligt, at der er indkaldt til sygefraværssamtalen senest 4 uger efter den 1. sygedag.
Fristen anses således for overholdt, hvis samtalen holdes samme ugedag som 1. sygedag, blot 4 uger senere.

Er den 1. fraværsdag eksempelvis en mandag, er fristen overholdt, hvis samtalen senest er holdt den efterfølgende 4. mandag.

Der stilles ingen formkrav til indkaldelsen til sygefraværssamtale. Den kan således ske på mest hensigtsmæssig måde, f.eks. pr. telefon, brev eller e-mail. Indkaldelsen skal ske med et rimeligt varsel over for lønmodtageren, f.eks. nogle få dage.

Hvis sygdommen eller praktiske omstændigheder ikke giver mulighed for en personlig samtale, holdes samtalen så vidt muligt telefonisk.

Der kan være tale om, at sygdommen ikke giver mulighed for en personlig samtale, hvis f.eks. lønmodtageren er indlagt på hospital, eller er så syg, at det ikke er muligt at møde op på arbejdspladsen. I så fald skal samtalen så vidt muligt holdes telefonisk. Hvis en telefonisk samtale ikke er mulig, holdes der ikke samtale.

Med praktiske omstændigheder tænkes f.eks. på virksomheder, der har en central personaleafdeling og lokale arbejdssteder rundt om i landet. Hvis virksomheden vælger, at samtalen skal holdes af personaleafdelingen, kan det være vanskeligt for den syge lønmodtager at møde op til samtalen et andet sted i landet end det daglige arbejdssted. I sådanne tilfælde forudsættes samtalen i stedet holdt pr. telefon.

Arbejdsgiverens pligt til at give kommunen oplysninger på baggrund af sygefraværssamtalen

På baggrund af lønmodtagerens tilkendegivelser under sygefraværssamtalen skal arbejdsgiveren svare på nogle spørgsmål, som tager udgangspunkt i lønmodtagerens muligheder for at vende tilbage til ordinært arbejde, herunder om sygefraværet forventes at vare mere end otte uger.

Arbejdsgiveren skal give oplysningerne til kommunen, så kommunen får mulighed for tidligt i sygeforløbet at vurdere, om der er behov for en særlig indsats og opfølgning over for lønmodtageren.

Besvarelsen af spørgsmålene kræver, at der har været afholdt sygefraværssamtale, enten personligt eller via telefon. Er dette ikke tilfældet, skal arbejdsgiveren ikke give oplysninger til kommunen.

Indhold og formkrav til afgivelsen af oplysningerne til kommunen

Når arbejdsgiveren har holdt sygefraværssamtalen med lønmodtageren, skal arbejdsgiveren inden 4 uge fra 1. sygedag give oplysninger til kommunen.

Oplysningerne fra arbejdsgiveren skal sendes via den digitale sygedagpengeløsning på virk.dk eller på en papirblanket, som anvises af kommunen. Ønsker arbejdsgiveren at afgive oplysningerne til kommunen samtidig med anmeldelse af sygefraværet, kan dette ske via dp 201 eller dp 200A. Ønsker arbejdsgiveren at give oplysningerne til kommunen særskilt, skal det ske på dp 333.

Hvis arbejdsgiveren ikke indsender anmeldelsen af sygefraværet til tiden, mister arbejdsgiveren som i dag retten til sygedagpengerefusion, indtil anmeldelsen er indsendt. Det vil ikke få betydning for arbejdsgiverens ret til sygedagpengerefusion, at arbejdsgiveren ikke afholder sygefraværssamtalen eller besvarer spørgsmålene om sygefraværssamtalen.

Arbejdsgiveren skal som følge af sygefraværssamtalen skal oplyse kommunen om følgende:
1) Datoen for den afholdte sygefraværssamtale.
2) Om sygefraværet på baggrund af lønmodtagerens tilkendegivelser forventes at vare mere end 8 uger fra 1. sygedag.
3) Hvis sygefraværet forventes at vare mere end 8 uger fra 1. sygedag, skal arbejdsgiveren oplyse, om det på det foreliggende grundlag vurderes, at der er mulighed for, at den sygemeldte kan genoptage arbejdet delvist på et tidspunkt i løbet af sygeforløbet.

Manglende deltagelse i sygesamtalen – betydning for medarbejderens ret til sygedagpenge

Lønmodtageren har ikke pligt efter sygedagpengeloven til at deltage i samtalen, og manglende medvirken har ikke konsekvenser for retten til sygedagpenge. Udeblivelse fra en samtale kan have ansættelsesretlige konsekvenser.

Fravigelse af retningslinjerne for afholdelse af sygefraværssamtalen

Det fremgår af lovens § 7 a, stk. 5, at arbejdsmarkedets parter ved kollektiv overenskomst eller aftale kan fastsætte nærmere retningslinjer for afholdelsen af samtalen efter lovens § 7 a, stk. 1, f.eks. om form og indhold. Endvidere kan § 7 a, stk. 2 og 3 fraviges, men det kan ikke fraviges, at arbejdsgiveren skal indkalde til og afholde samtalen senest 4 uger efter den første sygedag. Det kan derimod godt aftales, at samtalen skal holdes tidligere end fire uger efter 1. sygedag.

Forholdet til gældende ansættelsesretlig regulering

Med sygedagpengelovens § 7 a ændres der ikke ved gældende ansættelsesretlig regulering.

Eksempelvis vil overenskomstbestemmelser om sygemelding, arbejdsgivers adgang til at kræve lægeerklæring mv. samt helbredsoplysningslovens bestemmelser om, hvad en arbejdsgiver kan anmode om af oplysninger om sygdom og symptomer herpå, således fortsat være gældende.

Medarbejderen vil ligeledes under samtalen kunne lade sig bistå af tillidsrepræsentant eller anden bisidder.